Gestión de gastos de viaje, de las notas de gastos y de los suplidos
Por coherencia, las empresas que no tienen apenas gastos de viaje, no deberían siquiera leer este comentario y tampoco las grandes empresas que tendrán incorporado en su sistema de gestión o ERP dichos gastos.
Este comentario es válido para empresas pequeñas o medianas con muchos viajeros de poco importe o con pocos viajeros de mucho importe que, aunque parece lo mismo, es totalmente opuesto en términos de gestión:
La existencia de muchos viajeros o “gastadores” de empresa supone para la empresa dotar de un continuo flujo de recursos económicos además de recursos humanos y tecnológicos para gestionarlo correctamente. Sin embargo, tener una empresa con pocos viajeros o “gastadores” permite que dichos gastos puedan ser gestionados de forma más intuitiva y efectiva como gastos correspondientes a centros de coste generales o adscritos a departamentos o proyectos concretos.
¿Qué son las notas de gastos?
Son notas o anotaciones que implican un gasto realizado por un empleado de la empresa en el ejercicio de su trabajo y por tanto imputable a la empresa.
Forman parte de las notas de gastos los denominados gastos de viaje que, dependiendo de la empresa, pueden tener diferentes conceptos y limitaciones en lo que se llaman “dietas o viáticos” que es un «concepto extrasalarial, de naturaleza indemnizatoria o compensatoria, y de carácter irregular, que tiene como finalidad el resarcimiento o compensación de los gastos de manutención y alojamiento del trabajador, ocasionados como consecuencia de la situación de desplazamiento.»
Su importancia radica en que inciden en la contabilidad y en la tributación que realiza la empresa y en muchos casos implican un abono a los empleados que adelantaron gastos o una liquidación por los mismos.
Hay convenios por sector o empresa que determinan en cada caso la relación de dietas y compensaciones, siempre que no sea la propia empresa la que paga la totalidad de esos gastos o una parte de ellos. En cada convenio se suele regular detalladamente cada caso.
¿Qué son los suplidos?
Son los gastos que se incurren en nombre de un cliente, por ejemplo, el pago de un mensajero para un envío o un seguro que se repercute en la factura como resarcimiento de haber adelantado ese gasto que es en nombre y beneficio de un tercero.
Determinar si un pago realizado es un suplido o si, por el contrario, tiene la naturaleza de gasto para la empresa, conlleva un tratamiento específico tanto desde el punto de vista fiscal como contable.
No debe CONFUNDIRSE a los suplidos con notas de gastos ya que hay que asignarlos en la factura al cliente como suplido (sin aplicar ni IVA ni retención) y en realidad la factura que cause ese suplido debe de estar a nombre del cliente y no al de la empresa.
Como corolario, cada empresa debe saber medir la importancia que debe darle a esta gestión de gastos y en su caso debe ver si hay que introducir alguna política de viaje o gestión de forma interna para obtener economías, sobre todo si se observa que tiene peso económico en la actividad de la empresa o tiene una importancia estratégica.
