Pensando en buscar un sistema de control de gastos
Cuando el entender general nos dice que “esto hay que controlarlo”, a continuación nos viene a todos a la cabeza la pregunta, ¿cómo?
Gracias a los ERP´s ya se contempla esa gestión, si bien hay detalles conceptuales que conviene tener en cuenta también para cualquier empresa, tenga o no instalado ese software:
1.- Centralizar las compras, es decir, intentar que no existan una multiplicidad de CIFs en contabilidad provenientes de notas de gastos. ¡Ya saben los contables la cantidad de tiempo que pierden con la introducción de datos!
2.-La pérdida de tiempo es el detalle conceptual fundamental ya que es el más costoso para la empresa y el fallo más generalizado: No debe de hacer nadie nada que no sea propio de lo que produce la empresa. Pues a pesar de que muchas empresas presumen de ello, resulta que pierden horas y horas en gestionar servicios de los empleados, notas de caja, buscar vuelos u hoteles en internet, pierden el tiempo dándose de alta en multitud de servicios de viaje enredándose en multitud de correos y comprobaciones que no llevan a ningún sitio.
3.- Tener una política clara de compras, es decir, poner los topes y que sean coherentes. De nada sirve poner límites de precio en las compras que tienen precios muy dispersos como por ejemplo un billete de avión. Resulta más inteligente premiar a los que se sacrifican viajando peor (Peores horarios de vuelos, más escalas, bajo coste, aeropuertos alejados, etc.) ya que, por un lado son un referente para los demás viajeros, está realizando un ahorro a la empresa y es una decisión personal del propio viajero, sin imposiciones de la empresa.
4.- Tener un plan ya aprobado implica no perder el tiempo en discusiones y en confrontaciones. Los procesos que son claros, aunque no sean perfectos, reducen errores y costes de gestión. ¡Cuántas veces se fabrican conflictos estériles cuando alguien ve una brecha en las normas!
5.- De la misma forma que ahorramos en discusiones dialécticas, ahorramos en el tiempo de las dudas contables. Si no hay dudas, el resultado de las liquidaciones tributarias es correcto y no presentan problemas. Es eso de minimizar los esfuerzos y maximizar el resultado.
El cómo controlarlo
Además de controlar los conceptos, también es importante controlar el software y los dispositivos que pueden ser los más convenientes para cada caso.
Hay varios tipos y modalidades de software, algunos mencionados como ERP´s y otros que tienen ventajas importantes porque están basados en dispositivos móviles que permiten sacar fotografías de los recibos con el mismo valor que los documentos oficiales.
Es fundamental calcular para cada empresa la cantidad de tickets, el importe de esas cantidades que se gastan en tickets y el IVA que hay que gestionar. Si la cantidad es alta, quizás las aplicaciones móviles del tipo CAPTIO (https://www.captio.net/que-es-captio) o similares, pueden ser de gran ayuda. No obstante, siguiendo la premisa principal de que lo más costoso es perder el tiempo en algo que no tiene que ver con la actividad principal de la empresa, hay que verificar que, la pérdida de tiempo en estudiar el producto, comprobar que resulta rentable, ver que funciona según prometen (¿de verdad que lee todos los tickets?), estudiar la mejor opción de contrato, enseñar e implicar a los demás y estar preparado para un montón de dudas y peros que llegarán después.., merezcan la pena.
