Trabajando con el Travel Manager
Ya hemos hablado del concepto de las políticas de viaje y ahora queremos profundizar en sus consecuencias prácticas que consisten fundamentalmente en trabajar con el Travel Manager.
Comentamos en el anterior post las empresas deben aprobar políticas de viajes en las que hay que compatibilizar las políticas restrictivas con las necesidades y objetivos que persiguen las empresas con ese gasto.
Los viajes corporativos tienen que ayudar a mejorar la posición de la empresa en un determinado mercado, e incluso, con el tiempo, debe servir para consolidar e incrementar sus beneficios; por lo tanto, la comodidad y la seguridad de los colaboradores “embajadores empresariales” en numerosas ocasiones, debe ser una prioridad para garantizar el éxito de la misión.
Hace tiempo que las empresas crearon el puesto de travel manager para rentabilizar al máximo el presupuesto de viajes de la compañía sin que eso suponga reducir la calidad de los mismos.
Está claro que el travel manager puede ser, o no, el responsable directo de hacer la política de viajes, pero es el responsable de llevar la ejecución de las normas de manera estricta y reducir al máximo aquellas resoluciones que sean contrarias a las normas y que inevitablemente deben de existir ya que en cualquier organización debe prevalecer la seguridad y el servicio al viajero sobre aspectos de gasto.
Los responsables de la elaboración de las normas ajustan necesidades de viajes de la empresa a un presupuesto. Si estos responsables no son conocedores de la estructura de precios y condiciones de los proveedores de servicios, normalmente pierden ciertas oportunidades que un buen Travel manager puede identificar.
Por ello nuestra recomendación es hacer participar al Travel manager en la creación o en la actualización de las políticas ya que es la persona que dispone de mayores conocimientos y es consciente de la complejidad y necesidades de su organización en materia de viajes.
Un poco de orden, por favor
Otro aspecto que permite ahorrar es la creación de dos perfiles, uno el de viajeros y otro de los viajes de la empresa y las directrices de la dirección general. Es básico saber quiénes son los que viajan, cuáles son los principales destinos, con qué presupuesto se cuenta, cuáles son los métodos de pago y los acuerdos vigentes con los proveedores, entre otros requisitos.
También ahorramos fijando una estrategia para los desplazamientos, que debe estar siempre acorde con las necesidades y los objetivos de la compañía, pero también en la idea de conseguir abaratar cada viaje adicional en base a la experiencia y la concertación con los proveedores.
Es el propio sistema interno de la empresa la principal fuente de ahorros: Para una organización eficiente hay que dar al Travel manager además del apoyo explícito de los departamentos de la empresa, la autonomía de negociación con proveedores y la posibilidad de explicar el porqué de las decisiones que no siempre son entendidas por los viajeros.
En cualquier caso, el Travel manager debe de tener más competencias que las de la simple gestión de gastos y debe de intervenir transversalmente y con una buena dosis de empatía por los departamentos que generan más gasto de viaje.
¿Cuáles son las funciones y desempeños de los Travel managers en las organizaciones?
Resulta complicado enumerar el número de funciones y el área de responsabilidades de los Travel managers en un trabajo cuyas reglas están cambiando y los sistemas de comercialización y distribución varían.
Muchas relaciones, departamentos y culturas atendidas por el Travel manager
El trabajo del Travel manager ha evolucionado mucho en apenas una década: Hay una nueva realidad empresarial que implican nuevos retos y formas de organización mucho más interdependientes que afectan por lo menos a tres áreas fundamentales:
La área estratégica, la de los recursos humanos y la área tecnológica.
- En el Área estratégica empresarial, su cometido principal sigue siendo la organización de los desplazamientos profesionales de los empleados de la empresa para la que trabaja intentando cumplir al máximo las normas, midiendo aquello que se pueda medir y generar informes para el control.
Además es responsable de las compras de los desplazamientos, de las estancias, de las negociaciones con los proveedores, supervisa los pagos, indaga nuevas alternativas y se ocupa del control de calidad de la gestión.
- En el Área de recursos humanos las personas son lo primero, viajan “sus personas” a las que tiene que recordar la política de viajes de la compañía aunque su primer objetivo es proporcionarles la máxima comodidad y seguridad, e intenta evitar, en todo lo posible, problemas derivados de las reservas, las conexiones, los transportes o el alojamiento.
El perfil de esta persona tiene que tener una vocación de servicio y una gran capacidad de comunicación ya que los ahorros y la consecución del cumplimiento de políticas de viaje puede llevar en algunos casos a tener que negociar con el viajero un itinerario o un determinado hotel o cualquier otro servicio.
Es en ésta área donde las habilidades de gestión del Travel manager se manifiestan en claras mejoras para la empresa. Es la persona mejor informada, la que asiste in-itinere y que se anticipa a posibles problemas siendo la responsable de gestionar con los viajeros todos los aspectos desde el momento de la primera necesidad de viaje hasta la finalización del mismo y más allá con el tema de reclamaciones, pagos y feedbacks que son utilizados para implementar nuevas mejoras.
- En el Área tecnológica, el mundo de los viajes ha evolucionado por la expansión de internet, la mejora de los contenidos y la de la accesibilidad desde diferentes dispositivos.
Cuidado con las TICs
El travel manager debe conocer también el estado de las tecnologías de la información y la comunicación aplicadas a los desplazamientos profesionales. Tiene que ser conocedor del valor que dan los empleados que viajan y del nivel de uso (el teléfono móvil y el ordenador portátil, el netbook o la tableta) para utilizarlo en la justa medida.
La tecnología es siempre un apoyo para la gestión, pero también puede ser un embudo cuando se introduce de forma forzada: Una gran cantidad de datos, informes, de comunicaciones, estadísticas… pueden generar sistemas redundantes.
Por ello el Travel manager no debe ser cautivo de la tecnología si no le aporta mejoras reales en la gestión.
Toda esta complejidad hace que los Travel managers se apoyen en los servicios de las agencias especializadas, agencias a quienes se les requiere servicios de máxima disponibilidad de sus agentes, reporting que cubra las necesidades de análisis de la empresa, flexibilidad y reactividad en el momento de proponer soluciones optimizadas a cada necesidad. Una agencia de viajes confiable es, pues, fundamental para ayudar al travel manager en su labor.
La capacidad de gestión de las agencias de viaje son mayores a todos los niveles, poseen sistemas de información privados con una respuesta ejecutiva inmediata evitando además momentos de “pánico” en situaciones de saturación de trabajo que hay que solucionar en el momento.
Algunas empresas, conocedoras de los graves problemas que afrontan a menudo los travel managers con “sus viajeros”, acuden en su ayuda y crean fabulosos mecanismos de control que hacen más fácil su trabajo. Son los llamados selfbooking tools, o herramientas de autoreserva que permiten resolver cualquier eventualidad antes y durante el viaje.
Entrar a valorar este tipo de herramientas bien vale un post o varios posts, ya que en cada caso hay que saber definir y medir la utilidad de las herramientas y si su coste puede ser rentabilizado.
En este sentido la TIC Amadeus que es un referente a nivel mundial como GDS (Global Distribution Services) ha ofertado al sector diversas herramientas basadas en tecnologías cartográficas para un mayor apoyo visual de los servicios y de los productos disponibles.
En definitiva, el Travel manager tiene encomendadas tareas muy complejas en las que se inmiscuye transversalmente en todos los departamentos y debe perseguir la excelencia profesional, de seguridad y de servicio para el desplazamiento de los colaboradores de acuerdo con un plan estratégico y económico razonable.
En nuestro próximo post hablaremos de las herramientas que nos hacen más fácil gestionar los viajes y de las formas en que una agencia de viajes puede aportar valor a la empresa.
