Son normas escritas que se aplican a todos los trabajadores de la empresa con objeto de controlar el gasto incurrido, sin comprometer la calidad de los servicios de viaje ni la efectividad de la inversión realizada.
Lo normal es que las empresas con cierta estructura y volumen de gasto, dispongan de una determinada política de viajes escrita con el objetivo de obtener con su cumplimiento una reducción de costes y una mejora de la experiencia de los mismos.
Entonces, ¿Es posible que unas determinadas normas (restrictivas) puedan obtener ahorros en los gastos de viaje sin variar sustancialmente el resultado? La respuesta es afirmativa y además, cuantas más restricciones existan, mas ahorros obtendremos.
Pero este es un tema que hablaremos detenidamente en otro post de forma más detenida.
Hace 15 años el alcance de estas políticas de viajes era menor ya que no existía una diferencia de precio importante o una distancia apreciable en la ejecución de los servicios.
Sin embargo, la reciente aparición de nuevos proveedores aéreos, hoteleros y de alquiler de vehículos de bajo precio o bajo coste, han permitido a muchas empresas ajustar sus políticas de viaje para sustituir determinados proveedores de servicios de viajes, empeño que permitió reducir costes y obtener cierta resistencia de alguno o varios viajeros.
Por tanto las políticas de viaje que ahorran, básicamente se han centrado en una sustitución de proveedores tradicionales por otras de bajo coste.
Una vez obtenidos estos ahorros, los departamentos financieros y de compras han visto en la herramienta de política de viajes una línea de trabajo para intentar lograr nuevos ahorros en otro tipo de aspectos como es el coste de intermediación de los viajes, implicar a empleados en salidas o regresos los domingos, un mayor utilización de los coches de alquiler, pagar kilometraje, política de flotas renting, etc.
Por otro lado las compañías tradicionales han realizado ajustes y nuevas propuestas para hacer frente al bajo coste mediante procesos de fusión y crecimiento orgánico de sus propias aerolíneas de bajo coste de tal forma que nuevas políticas de viaje permiten también obtener mejoras para las empresas que se han adaptado a esas nuevas propuestas de compañías tradicionales.
En la actualidad, para crear unas correctas políticas hay que conocer bien cuál es el tipo de gasto de la empresa, los destinos y los orígenes de los viajes, el número de personas que viajan, las necesidades de esos viajes y una serie de factores que un profesional independiente tiene en cuenta y cuyas recomendaciones deberían de formar las líneas maestras de esas políticas de viaje.
En mi experiencia, el ahorro tiene que medirse contabilizando muchos más factores que los aparentes. Hay muchos gastos que quedan ocultos como la pérdida de las condiciones laborales de los viajeros que tiene que ser tomada en cuenta ya que una persona que viaja en peores condiciones suele ser menos productivo o siente la necesidad de recibir alguna recompensa por su esfuerzo. En otros casos hay medidas tan restrictivas que puede que haya viajeros que desistan en viajar, lo que puede traducirse también en pérdida de oportunidad de negocio.
Recuerdo haberme reunido con el staff de una multinacional en la que me invitaban, otro año más, a volver a reducir costes a cambio de aumentar mis remuneraciones por la intermediación. Me fue difícil hacerme entender que el ahorro dependía de la voluntad de los que viajaban en la empresa modificando sus hábitos de compra y que mi esfuerzo solo podía centrarse en educar o informar de los buenos hábitos que permitían ahorros.
Por tanto, las políticas de viaje tienen dos partes, una la del alcance de las normas escritas y dos el nivel de uso de acuerdo a las mismas. Si hacemos unas normas muy restrictivas estamos cargando al sistema de control interno para autorizar a determinados viajeros que se la salten (Eso implica autorizaciones, retrasos en las decisiones y pérdida de control de la ejecución de determinados trabajos) y si hacemos normas demasiado flexibles podemos perder el control y no llegar a objetivos de ahorro.
Pero no son todas malas noticias para las políticas de viaje. Yo soy un defensor de las mismas, creo que deben de ser escritas con ayuda de un profesional que se informe a fondo de las necesidades de la empresa y que pueda hacer un planteamiento del gasto y de los proveedores que puedan tener un mejor ajuste obteniendo el máximo rendimiento de todos ellos y de los incentivos que procuran.
Nuestra labor de intermediación orienta al cliente para que adecúe sus necesidades a las mejores estructuras de servicios y precios del mercado, aconseja la utilización de determinados productos, acompaña a la firma de contratos con proveedores con políticas de incentivos y prescribe anticipadamente a las empresas promociones que resulten ventajosas.
En nuestro próximo post hablaremos de cómo ajustar las políticas de viaje al nivel adecuado en cada empresa y algunos atajos que nos permiten ahorrar.
